Google Drive no ofrece funciones nativas para proteger con contraseña archivos y documentos, incluidos archivos PDF, Google Docs y hojas de cálculo. Los usuarios tampoco tienen la opción de proteger con contraseña una carpeta de Google Drive. Agradecidamente, Amit Agarwal, un desarrollador experto de Google ha creado una "caja de herramientas PDF" para superar esta limitación determinada.
PDF Toolbox es un complemento para Google Drive que permite a los usuarios agregar protección con contraseña a archivos PDF y documentos de Google. La aplicación también le permite descifrar o eliminar contraseñas de PDF usando Google Drive. Gracias a PDF Toolbox, ahora no tendrá que descargar primero un archivo a su computadora para encriptarlo o desencriptarlo con un programa dedicado. Simplemente puede proteger sus documentos desde la interfaz de Google Drive. Además del cifrado, se pueden agregar restricciones para imprimir y comentar un PDF.
El único inconveniente es que la caja de herramientas PDF necesita convertir documentos nativos de Google como Google Docs, Sheets y Google Slides a PDF antes del cifrado. Si se trata principalmente de archivos PDF, no debe preocuparse por perder el formato de archivo nativo.
NOTA: No puede seleccionar archivos PDF o archivos de Google que superen los 10 MB, ya que Google Drive impone un límite de tamaño de archivo de 10 MB.
Ahora veamos cómo puede proteger con contraseña un PDF, un archivo de Excel o un documento de Google Docs en Google Drive usando PDF Toolbox.
Cómo cifrar archivos PDF en Google Drive
Para proteger con contraseña un PDF en Google Drive, siga los pasos a continuación.
- Instale el complemento PDF Toolbox y otórguele el permiso necesario.
- Elija una cuenta de Google y presione "Permitir" para permitir que la caja de herramientas PDF acceda a sus archivos de Google Drive.
- Después de la instalación, la caja de herramientas PDF se agregará a la barra lateral de Drive. Si no puede ver la barra lateral, simplemente haga clic en el botón "Abrir panel lateral" en la esquina inferior derecha.
- Para cifrar, seleccione un archivo PDF o un documento de Google en Google Drive y haga clic en el icono "Caja de herramientas PDF" en la barra lateral.
- Haga clic en "Autorizar" para otorgar acceso al archivo seleccionado. Debe autorizar cada vez que desee cifrar o descifrar un archivo.
- Ahora expanda la sección "Cifrar PDF". Ingrese el nombre del archivo de salida, ingrese una contraseña y seleccione si desea permitir la impresión y los comentarios sobre el archivo cifrado.
- Haga clic en el botón "Encriptar" para agregar protección con contraseña a su PDF.
Una vez que el archivo esté encriptado, se guardará automáticamente como un archivo separado en su directorio de Google Drive. Abra el archivo y ahora requerirá una contraseña para abrirse. Mientras tanto, también puede descargar el archivo protegido o enviarlo directamente por correo electrónico como archivo adjunto a la persona deseada.
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Cómo eliminar la contraseña de un PDF en Google Drive
Para desbloquear un PDF en Google Drive, los pasos son similares.
- Seleccione un PDF protegido con contraseña en Google Drive y abra la aplicación "Caja de herramientas PDF" en la barra lateral.
- Autorice a PDF Toolbox para acceder al archivo cifrado.
- Expanda la sección "Descifrar PDF" e ingrese la contraseña que utilizó anteriormente para bloquear el archivo PDF.
- Haga clic en el botón "Descifrar" y se eliminarán todas las restricciones de PDF si la contraseña es correcta.
- El archivo PDF desbloqueado (sin protección por contraseña) se cargará en su Drive como un archivo nuevo.
Cómo bloquear la aplicación Google Drive en iPhone
No es posible proteger con contraseña un archivo o carpeta en la aplicación Google Drive en el iPhone o iPad. Sin embargo, puede proteger Google Drive con Face ID o Touch ID en su dispositivo iOS. De esta manera, puede evitar el acceso no autorizado a la aplicación Google Drive en su iPhone.
Consulte los pasos a continuación para bloquear Google Drive en el iPhone y iPad.
- Asegúrese de que la aplicación Google Drive esté actualizada a la última versión. [Referir: Actualización de aplicaciones en iOS 14]
- Abra la aplicación Google Drive y toque el botón de menú (icono de hamburguesa) en la parte superior izquierda.
- Toque Configuración> Pantalla de privacidad.
- Active el botón de alternancia junto a "Pantalla de privacidad".
- Toque la opción "Requerir autenticación" y seleccione "Inmediatamente" si desea que Drive se bloquee instantáneamente después de cambiar a una aplicación diferente.
La aplicación Google Drive ahora requerirá la autenticación de Face ID o Touch ID cada vez que acceda a ella.
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